Choisir un logiciel de comptabilité en Guinée

Un logiciel de comptabilité n’est pas un simple outil de saisie. C’est lui qui tient vos livres obligatoires, produit vos états financiers et prépare une partie de vos déclarations. En changer coûte cher : il faut reprendre les soldes, réapprendre les écrans, parfois reconstituer un exercice. Mieux vaut donc poser les bonnes questions avant de choisir.

Voici huit critères à vérifier, dans l’ordre où ils pèsent sur le quotidien d’une entreprise ou d’un cabinet guinéen. Aucun éditeur n’est cité : la grille vaut pour toutes les offres, y compris la nôtre, présentée en fin d’article.

1. Le SYSCOHADA révisé, dès le plan de comptes

L’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), adopté le 26 janvier 2017 et applicable depuis le 1er janvier 2018 dans les dix-sept États de l’OHADA, dont la Guinée, impose un plan de comptes normalisé : celui du Système comptable OHADA (article 17). Le même article exige une comptabilité tenue dans la langue officielle et dans la monnaie ayant cours légal. Le Précis fiscal 2026 de la DGI le traduit pour la Guinée : en français et en franc guinéen.

Trois questions suffisent à trier les offres :

• le plan SYSCOHADA révisé est-il préchargé, avec ses neuf classes, ou faut-il l’adapter à partir d’un autre plan ?
• le logiciel distingue-t-il les deux systèmes de l’Acte uniforme, Système Normal et Système Minimal de Trésorerie, dossier par dossier ?
• les montants en francs guinéens s’affichent-ils sans décimales, avec la possibilité de tenir des opérations en dollars ou en euros ?

Un logiciel conçu pour un autre référentiel peut fonctionner, mais au prix de retraitements à chaque clôture. Pour le détail des deux systèmes, lisez Système Normal ou SMT : la réforme SYSCOHADA.

2. Des états financiers produits, pas reconstitués

Au Système Normal, la clôture produit quatre états : le bilan, le compte de résultat en huit soldes intermédiaires de gestion, le tableau des flux de trésorerie et les notes annexes. Ils sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la clôture (AUDCIF, article 23) et accompagnent la déclaration de résultat, due au plus tard le 30 avril et déposée par voie électronique sur la plateforme e-Tax de la DGI.

Demandez à voir, sur une balance réelle :

• la génération des quatre états depuis la balance, sans copier-coller vers un tableur ;
• les contrôles avant édition : équilibre, respect de la nomenclature, sens des soldes ;
• le comparatif avec l’exercice précédent, que l’Acte uniforme exige pour chaque poste (article 34) ;
• les exports PDF et Excel de la liasse.

Le contenu de chaque état est détaillé dans États financiers SYSCOHADA du Système Normal.

3. Une paie guinéenne calculée, pas bricolée

Si le logiciel gère la paie, il doit en connaître les règles guinéennes : cotisation CNSS de 5 % à la charge du salarié et de 18 % à la charge de l’employeur, sur une assiette plafonnée ; retenue sur les traitements et salaires (RTS) calculée par un barème progressif ; versement de la retenue au plus tard le 10 du mois suivant, avec la déclaration mensuelle unique.

Le barème de la RTS change avec les lois de finances. Un bon logiciel le garde donc avec sa date d’effet, pour qu’un bulletin recalculé sur un mois passé applique le barème de ce mois-là. Vérifiez aussi que la cascade du brut au net se lit ligne par ligne, et que l’écriture de paie part en comptabilité sans ressaisie. Notre article Bulletin de paie en Guinée, calculé par logiciel détaille ces étapes.

Pour les règles elles-mêmes, le Cabinet MAHKANO CONSULTING publie un guide des cotisations CNSS de l’employeur et un autre sur la retenue à la source sur les salaires.

4. Plusieurs dossiers, des droits par dossier

Un cabinet comptable tient des dizaines de dossiers ; un groupe tient une comptabilité par filiale. Le logiciel doit donc cloisonner : un dossier par entité juridique, sans passage de données d’un dossier à l’autre, et des droits fixés pour chaque utilisateur dans chaque dossier. Le dirigeant d’une PME cliente consulte ses états sans pouvoir modifier une écriture ; le commissaire aux comptes lit sans écrire.

Regardez aussi comment le prix évolue avec le nombre de dossiers : c’est souvent là que se joue l’addition d’un cabinet.

5. Sécurité et traçabilité

L’AUDCIF est précis sur la comptabilité informatisée (article 22). Les enregistrements sont validés au moins une fois par mois et deviennent irréversibles : aucune suppression, addition ni modification ultérieure. Une « clôture informatique » au moins trimestrielle fige la chronologie. Et l’organisation doit permettre de reconstituer le « chemin de révision », c’est-à-dire de remonter de l’état financier à l’écriture, puis à la pièce.

Traduit en questions pour l’éditeur :

• une écriture validée peut-elle encore être modifiée ou supprimée ?
• qui a fait quoi, et quand : le logiciel en garde-t-il une trace qu’aucun utilisateur ne peut effacer ?
• la clôture d’un exercice le ferme-t-elle à toute nouvelle écriture ?
• l’accès est-il protégé par une double authentification, les données chiffrées et sauvegardées chaque jour ?

La paie ajoute une exigence : elle traite des données personnelles, protégées en Guinée par la loi L/2016/037/AN du 28 juillet 2016 relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel.

6. Un accès en ligne, pensé pour le mobile

En Guinée, le téléphone est le principal terminal d’accès à internet, et les coupures sont fréquentes. Un logiciel en ligne a un avantage évident : rien à installer, des données disponibles depuis le bureau, le dépôt ou le chantier. Encore faut-il qu’il reste utilisable sur un écran de téléphone, avec une connexion modeste.

Testez-le sur votre propre téléphone : ouvrir un dossier, consulter une balance, photographier une facture. La DGI elle-même travaille en ligne : les obligations de TVA sont dématérialisées sur e-Tax depuis le 1er janvier 2025. Votre logiciel doit vous donner, sans recalcul, les montants que vous y reporterez.

7. Un support qui connaît le terrain

Un logiciel comptable soulève des questions de métier autant que des questions techniques : comment rapprocher un relevé Orange Money ou MTN MoMo, à quelle date déposer la déclaration mensuelle unique, comment traiter une retenue à la source sur une facture. Posez trois questions simples : qui répond, à quelles heures, par quel canal ?

Une assistance joignable sur WhatsApp, à Conakry, pendant vos heures de bureau, n’a pas la même valeur qu’un formulaire en ligne traité depuis un autre fuseau horaire.

8. Un prix affiché, sans surprise

Le prix doit être lisible avant la première démonstration :

• est-il fixé par dossier, par utilisateur ou par module ?
• est-il exprimé hors taxes, TVA de 18 % en sus, ou toutes taxes comprises ?
• que contient chaque formule, et que coûte un dossier supplémentaire ?
• vos données sont-elles exportables en Excel ou en CSV si vous partez ?

Un tarif « sur devis » n’est pas un défaut en soi, mais il rend la comparaison difficile et retarde la décision.

Où se situe SaaCompta

SaaCompta est le logiciel de comptabilité en ligne édité par le Cabinet MAHKANO CONSULTING SARLU, à Kaloum (Almamya, Conakry). Rapporté aux huit critères :

• Référentiel : plan SYSCOHADA révisé préchargé, Système Normal ou Système Minimal de Trésorerie choisi pour chaque dossier, franc guinéen sans décimales, USD et EUR pour les filiales de groupes internationaux.
• États financiers : les quatre états du Système Normal générés depuis la balance, avec contrôles de cohérence, comparatif N-1 et exports PDF et Excel.
• Paie : CNSS à 5 % et 18 %, barème RTS paramétré par date d’effet, cascade visible sur chaque bulletin, écriture de paie préparée en brouillon.
• Multi-dossiers : dossiers étanches, droits par utilisateur et par dossier, profil client (consultation et dépôt de pièces) et profil réviseur en lecture seule.
• Sécurité : journal d’audit immuable, exercices clôturés intangibles, double authentification, chiffrement au repos et en transit, sauvegardes quotidiennes.
• Accès : application en ligne, relevés Orange Money et MTN MoMo rapprochés, factures photographiées lues par SaaIA, toujours soumises à votre validation.
• Support : le Cabinet lui-même, sur WhatsApp au +224 623 967 134 ou par e-mail, du lundi au vendredi de 8 h à 17 h et le samedi de 9 h à 13 h.
• Prix : trois formules publiques, par dossier et par mois, hors taxes.

Formule	Modules inclus	Prix HT par mois
Formule 1	Comptabilité et états financiers	400 000 GNF
Formule 2	Comptabilité, états financiers, analytique et projets	500 000 GNF
Formule 3	Comptabilité, états financiers, analytique, projets et ressources humaines	600 000 GNF

La TVA de 18 % s’ajoute ; un client qui tient plusieurs dossiers paie le prix multiplié par leur nombre. Le détail est sur la page des tarifs de SaaCompta, et la comparaison avec le tableur ou un logiciel générique sur Pourquoi choisir SaaCompta.

Pour aller plus loin : Excel ou logiciel comptable SYSCOHADA ?, les besoins des cabinets comptables, ou demandez une démonstration sur vos chiffres.

Sources

• Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), Journal officiel de l’OHADA, numéro spécial du 15 février 2017, articles 17, 22, 23 et 34 : présentation sur le portail de l’OHADA et texte publié par le ministère de la Justice du Sénégal.
• Direction générale des impôts, Précis fiscal 2026, version du 10 avril 2026 : obligations comptables, déclaration de résultat, TVA, retenue sur les salaires.
• Caisse nationale de sécurité sociale, cotisations sociales des employeurs.
• Loi L/2016/037/AN du 28 juillet 2016 relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel.