Excel ou logiciel comptable SYSCOHADA ?

Beaucoup d’entreprises guinéennes tiennent encore leur comptabilité dans un classeur Excel : un onglet par journal, un autre pour la balance, des formules qui reportent les totaux d’une feuille à l’autre. Cela fonctionne tant que le volume reste faible et que la personne qui a construit le fichier est là pour l’entretenir.

La vraie question n’est pas de savoir si Excel est un bon outil : il l’est, pour calculer et analyser. Elle est de savoir si un tableur permet de respecter ce que l’Acte uniforme OHADA attend d’une comptabilité. Sur quatre points, la réponse est non, ou du moins pas sans une discipline que le fichier lui-même ne garantit pas.

Ce que l’Acte uniforme attend d’une comptabilité

L’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), applicable en Guinée depuis le 1er janvier 2018, ne parle pas de logiciel. Il fixe des exigences, et ce sont elles qui départagent le tableur et le logiciel.

• Régularité et sécurité (article 14) : l’organisation comptable doit assurer l’authenticité des écritures, pour que la comptabilité serve d’instrument de preuve.
• Exhaustivité (article 15) : les informations sont enregistrées au jour le jour, sans retard et sans oubli.
• Livres obligatoires (article 19) : livre-journal, grand-livre, balance générale et livre d’inventaire.
• Aucune altération (article 20) : les livres sont tenus sans blanc ni altération, et une erreur de l’exercice se corrige par une inscription en négatif, jamais en effaçant.
• Conservation (article 24) : livres et pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

Pour la comptabilité tenue sur ordinateur, l’article 22 ajoute des règles précises. Un tableur peut contenir tous ces chiffres, mais il ne garantit, par lui-même, aucune de ces propriétés.

1. L’intangibilité : une cellule se modifie sans laisser de trace

L’article 22 de l’AUDCIF exige que les données saisies soient validées au terme de chaque période, d’un mois au plus, et que cette validation les rende irréversibles : aucune suppression, aucune addition, aucune modification ultérieure. Il impose aussi une « clôture informatique » au moins trimestrielle, qui fige la chronologie des opérations. Une opération qui se rapporte à une période déjà clôturée s’enregistre au premier jour de la période ouverte, avec sa date d’origine mentionnée à part.

Dans un classeur, toute cellule peut être écrasée, toute ligne supprimée, toute ligne insérée dans un mois déjà bouclé. Protéger les feuilles par un mot de passe aide un peu, mais le mot de passe se partage et la protection se retire en deux clics. La correction par inscription en négatif devient une affaire de bonne volonté, pas une contrainte du système.

Un logiciel comptable fait de la règle un comportement : l’écriture validée ne se modifie plus, elle se corrige par une écriture inverse liée à elle ; l’exercice clôturé n’accepte plus aucune écriture.

2. La traçabilité : retrouver qui a fait quoi

L’article 17 demande que chaque enregistrement indique son origine, son imputation, le contenu de l’opération et la référence de la pièce justificative. L’article 22 exige que l’on puisse reconstituer le « chemin de révision » : partir d’un chiffre du bilan, remonter à la balance, au grand-livre, à l’écriture, puis à la pièce.

Un tableur ne garde pas l’historique de qui a modifié quelle cellule, ni de la valeur qu’elle avait avant. Le lien entre une ligne et la facture scannée tient à un commentaire ou à un nom de fichier. Quand le commissaire aux comptes ou la DGI demande la justification d’un montant, il faut refaire le chemin à la main, onglet par onglet.

Dans un logiciel, chaque écriture porte son auteur, sa date de validation et sa pièce ; un journal enregistre les modifications, avec la valeur avant et après. La traçabilité n’est plus un effort de fin d’année : elle existe dès la saisie.

3. Les états financiers : un modèle à reconstruire chaque année

Une entreprise au Système Normal produit quatre états : le bilan, le compte de résultat en huit soldes intermédiaires de gestion, le tableau des flux de trésorerie et les notes annexes. Dans un classeur, chaque état est une feuille alimentée par des formules qui pointent vers la balance.

Le moindre changement casse ce montage sans bruit : un compte ouvert en cours d’année que la formule n’inclut pas, une ligne de rubrique déplacée, une plage de cellules qui s’arrête une ligne trop tôt. Le tableau des flux de trésorerie est le plus fragile, parce qu’il répartit les mouvements entre flux opérationnels, flux d’investissement et flux de financement : il est souvent reconstitué à la main. Et de nombreux modèles qui circulent encore suivent l’ancien tableau des ressources et des emplois, abandonné par le SYSCOHADA révisé.

Un logiciel génère les états depuis la balance et les contrôle avant édition : équilibre du bilan, respect de la nomenclature, sens des soldes. Pour le contenu de chaque état, voir États financiers SYSCOHADA du Système Normal.

4. Les erreurs de report : la faute invisible

Les erreurs les plus coûteuses d’un tableur ne sont pas les fautes de frappe, que l’on voit. Ce sont les erreurs de report, que l’on ne voit pas :

• une somme dont la plage n’inclut pas la dernière ligne insérée ;
• un collage de valeurs à la place des formules, qui fige un total devenu faux ;
• un total reporté sur la mauvaise feuille, ou deux fois ;
• des soldes d’ouverture ressaisis à la main au lieu d’être repris de l’exercice précédent.

Ce dernier point touche directement l’Acte uniforme : le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture du précédent, et chaque poste des états porte le chiffre de l’exercice antérieur (article 34). Chacune de ces erreurs reste invisible jusqu’à ce que la balance ne s’équilibre plus, ou pire, qu’elle s’équilibre par hasard parce que deux erreurs se compensent.

Un logiciel interdit d’enregistrer une écriture déséquilibrée, puisque la partie double exige que le total des débits égale celui des crédits (article 17). Il calcule la balance au lieu de l’additionner, et reporte lui-même les soldes d’un exercice sur l’autre.

Le tableur reste un bon outil, à sa place

Il ne s’agit pas de bannir Excel. Il reste excellent pour analyser, simuler, préparer un budget, ou échanger des données avec un client ou une banque. La question est de cesser d’en faire le registre officiel de la comptabilité.

Plusieurs signes indiquent qu’il est temps de passer à un logiciel :

• plusieurs personnes saisissent dans le même classeur ;
• vous voulez boucler chaque mois, pas seulement en fin d’année ;
• un banquier, un bailleur ou un commissaire aux comptes vous demande des états financiers ;
• vous tenez une paie, avec ses déclarations CNSS et sa retenue à la source ;
• personne d’autre que l’auteur du fichier ne sait le faire fonctionner.

Passer du tableur au logiciel sans repartir de zéro

Le passage ne demande pas de tout ressaisir. Le plan de comptes, la balance d’ouverture et les fichiers de clients et de fournisseurs s’importent en général depuis Excel. Le moment le plus simple est le début d’un exercice : les soldes de clôture du classeur deviennent les soldes d’ouverture du logiciel, et le contrôle de concordance se fait une fois pour toutes.

Pour comparer les offres, notre guide Choisir un logiciel de comptabilité en Guinée propose huit critères. Et pour les règles de tenue des livres et de conservation des pièces, le Cabinet MAHKANO CONSULTING publie un guide sur les livres comptables et les pièces justificatives.

Comment SaaCompta vous aide

SaaCompta reprend ce que le tableur ne garantit pas :

• le plan SYSCOHADA révisé est préchargé ; plan, balance et tiers s’importent depuis un fichier Excel ou CSV ;
• une écriture validée reçoit son numéro et devient intangible : elle se corrige par une extourne, une écriture inverse liée à elle ;
• le journal d’audit immuable garde, pour chaque modification, qui l’a faite, quand, et la valeur avant et après ;
• un exercice clôturé n’accepte plus aucune écriture, et les soldes sont reportés automatiquement sur l’exercice suivant ;
• les quatre états financiers sont générés depuis la balance, avec contrôles de cohérence et comparatif N-1 ;
• Excel garde sa place : écritures et balance s’exportent en Excel ou en CSV, les états financiers en PDF et en Excel.

Le comparatif complet entre tableur, logiciel générique et SaaCompta est sur la page Pourquoi choisir SaaCompta. Voir aussi le module de comptabilité générale SYSCOHADA, les états financiers SYSCOHADA et les tarifs.

Sources

• Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), Journal officiel de l’OHADA, numéro spécial du 15 février 2017, articles 14, 15, 17, 19, 20, 22, 24 et 34 : présentation sur le portail de l’OHADA et texte publié par le ministère de la Justice du Sénégal.